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Administración efectiva del tiempo. Migle Maya Flores. Diplomado en Alta Dirección. Universidad del Pacífico. Lima, 04 de mayo de 2012.

5 mayo, 2012

 

Diplomado en Alta Dirección y Gerencia para el Sector Justicia

 

Administración efectiva del tiempo. Diplomado en Alta Dirección. Universidad del Pacífico. 04 de mayo de 2012.

Migle Maya Flores (Master en Dirección y Administración de Empresas por el Instituto de Empresa, España. Diplomado en Dirección Estratégica por la Universidad del Pacífico, Perú. Diplomado en Consultoría y Productividad por la Corporación Andina de Fomento (CAF), Venezuela. Diplomado en Gerencia Financiera por la Escuela de Negocios para Graduados (ESAN), Perú)


¿Qué es el tiempo?

ü El tiempo es uno de los recursos más importantes para el Directivo, hay que tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el máximo partido de nuestro tiempo, éste tiene que ser y estar organizado.

ü El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos físicamente capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro.

ü El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o qué estamos tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo.

ü La palabra tiempo proviene del latín “tempus”, que significa duración de las cosas sujetas a dar o tomar otro ser o naturaleza, otro estado, otra forma o lugar.

ü Es lo que permite que las cosas no ocurran simultáneamente

ü El tiempo es por tanto una propiedad física, que puede ser medida, creada por el hombre para  ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo el intervalo en el que los mismos suceden de una forma ordenada: un pasado, un presente y un futuro. Tiene como unidad de  medida el segundo, a partir del cual se ordena o se agrupa el tiempo.

ü El tiempo es definitivamente el recurso más valioso y porque no es sustituible la oferta de tiempo es totalmente rígida: sólo hay 24 horas por día para disponer, y esto es igual para todo el mundo, o lo usamos de la mejor manera o lo perdemos. Si lo usamos de manera improductiva, igualmente lo perdemos, para siempre.

ü La gran interrogante en consecuencia es: ¿cómo hacer más productivo nuestro tiempo? o ¿cómo hacer para que no nos falte para todo aquello que debemos o queremos hacer?

 

Generalidades acerca del tiempo

ü Decir que el tiempo es oro es una afirmación poco precisa, ya que el tiempo es la  propia vida.

ü Nadie puede comprar un segundo con todo el oro del mundo.

ü El tiempo es algo más que dinero. No se puede ganar ni perder y a lo único que podemos aspirar es a emplearlo mejor.

 

¿Por qué  es importante el tiempo?

8 Es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el tiempo.

8 Es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar.

8 Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso

El concepto “calidad de vida” se viene manejando desde hace 20 años y se basa en una percepción de uso. ¿Qué concebimos como calidad de vida? ¿Hemos pensando qué es lo más importante para nosotros y cuánto tiempo nos damos para ello?

 

¿Cómo se puede definir su importancia?

8 Se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los gestores organizacionales.

8 Administrar el tiempo realmente significa administrarnos a nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.

8 Junto con una buena organización del tiempo esta idea tiene que ir ligada a una buena coordinación del personal de nuestra institución.

8 Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que tendrían tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas más eficientemente.

Optimizar es el máximo uso al que podemos aspirar humanamente. Es llegar al máximo nivel alcanzable o posible.

 

¿Por qué el tiempo se considera una paradoja?

8  El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cuánto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solución a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas más importantes, en la seguridad de que siempre habrá tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.

8 Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administración de nuestro tiempo.

8 Identificar las prioridades se convertirá en un problema menor.

 

Ejemplos de valoración del tiempo

‘  El funcionario angustiado que va a todas partes cargado con una carpeta repleta de asuntos sin resolver, con la esperanza de atenderlos cuando encuentre un momento.

‘  El gerente que vuelve a casa después de una jornada agotadora, con la sensación de que el esfuerzo realizado no ha servido para solucionar los problemas pendientes.

‘  La secretaria que pasa largos momentos a la espera de poder recibir indicaciones mientras el jefe habla y habla por teléfono.

‘  Los ejecutivos reunidos en largas  e incansables reuniones de comité, la mayoría de las veces improductivas.

‘  El niño al que se le están acabando las vacaciones y ve cada vez más cerca el terrible colegio….

 

Importancia del tiempo

‘  La administración del tiempo es solamente una ayuda valiosa para alcanzar el éxito personal y no una receta para lograrlo.  La administración eficaz del tiempo está relacionada con el cumplimiento de metas específicas.

‘  La eficiencia en gestionar el tiempo no tiene ningún mérito si no contribuye  en forma significativa a alcanzar un objetivo elegido.

‘  Para muchas personas, el trabajo es cómodo, gratificante y agradable.

‘  Desgraciadamente, otras veces es el enemigo del logro.

‘  Quizá la manera más efectiva de realizar ciertas tareas es deliberadamente no hacerlas, debido a que tienen un mínimo efecto en el logro de una meta en particular.

En términos de William Penn” el tiempo es lo que más deseamos pero lo que peor usamos”.

El objetivo es un concepto a alcanzar en el futuro y la meta es el cuantificador del objetivo, es el número, el porcentaje, el tiempo, etc. Son 2 conceptos asociados. Los objetivos se alcanzan; las metas, se cumplen.

Los indicadores miden los niveles de avances. Puede haber indicadores similares mas ellos deben estar en función de la realidad y de la organización.

 

Pautas para administrar el tiempo:

Definir objetivos y metas. Por ejemplo, definir 2 objetivos laborales al 30 de diciembre de este año, definir objetivos con la familia, etc. Esta definición permite la canalización de objetivos. Trabajar no es un objetivo, pues éste es algo que alcanzar, definible, que salga de la rutina. La meta es relevante pues es cuándo se va a hacer.

 

Los desafíos del entorno

þ El entorno implica un conjunto de elementos que interactúan entre sí afectándose unos a otros; a medida que algo ocurre en alguno de sus elementos, causa en su conjunto una variación, pudiendo ser ésta positiva o negativa.

þ Muchas situaciones se producen de manera imprevista, inesperada, debiendo las personas estar preparada para salir airosa, si la situación es negativa, ó aprovecharla si es positiva.

þ A menudo el entorno dinámico nos impulsa a querer involucrarnos en tantas actividades que no tenemos tiempo de disfrutar de ninguna de ellas

 

La naturaleza cambiante del cambio

En su libro Future Schock, Alvin Toffler relata que el ser humano ha habitado el planeta Tierra durante los últimos 50,000 años. Si asumimos ciclos generacionales promedio de 62 años, se obtienen aproximadamente 800 ciclos generacionales en los que . . .

G  Durante 650 ciclos el hombre ha vivido en las cavernas.

G  Sólo durante los últimos 70 ciclos se ha podido comunicar a través de las generaciones.

G  Solamente en el transcurso de los últimos 6 ciclos ha existido la palabra impresa.

G  Sólo durante los últimos 4 ciclos se ha podido medir el tiempo con precisión

G  Sólo durante los últimos 2 ciclos, ha existido el motor eléctrico.

G  ¡La mayor parte de la tecnología que conocemos ha sido desarrollada durante nuestra propia generación!

G  . . . Se puede comprender por qué el hombre moderno se siente abrumado por el cambio . . .

G  Una persona que hoy en día lee una edición del New York Times, habrá adquirido la misma cantidad de información que, durante toda su vida adquirió un antepasado en el siglo XV.

D.T. Jaffe y C.D. Scottc

Personas tan importantes como el  presidente de los EE.UU. tiene el mismo tiempo que tu, es decir…

El tiempo ni se ahorra ni se almacena. No se trata de cuánto tenemos… sino de cómo lo utilizamos 

 

¿Por qué organizar mi tiempo?

Principales razones:

  1. Ganar rendimiento sobre el tiempo (optimizarlo)
  2. Motivar y promover la iniciativa
  3. Permite hacer previsiones
  4. Reduce la ansiedad (estrés)

 

Barreras en la gestión de nuestro tiempo

@ Sólo a través del propio conocimiento y de cuáles son nuestros objetivos podemos mejorar. El calendario debe de trabajar para ti, no para los demás. Debe reflejar aquello exclusivamente importante para ti.

 

Factores de fracaso

ð Miedo a cambiar los propios hábitos.

ð Incertidumbre sobre cómo y cuándo empezar.

ð Presión del tiempo, ya que para ahorrar tiempo futuro debes invertir tiempo presente (y el día a día ya sabemos como es…).

ð Falta de voluntad.


Consejos para una gestión inteligente

a SER ORGANIZADO: filtra tus tareas

a PROTEGER TU TIEMPO: quemar, aislar y delegar

a CONSEGUIR A TRAVÉS DE UN ENFOQUE SOBRE OBJETIVOS: énfasis motivacional

a TRABAJA SEGÚN UN ORDEN DE PRIORIDADES: pon objetivos y prioriza

a ENTRENA TUS HABILIDADES DE GESTIÓN DEL TIEMPO

a EVITA TUS MALOS HÁBITOS: eternización

Fuente: First things first. Steven R. Covey.


La gestión del tiempo directivo

8 Inducir al directivo a registrar y analizar cómo está utilizando su propio tiempo. Evaluaciones previas ` Autoanálisis con datos reales.

8 El ejecutivo vive en lo que se ha llamado “El frenesí del ayer” à Angustia de lo que tenía que estar hecho y aún no lo está à STRESS, actividad febril y prisas irracionales ß à El  tiempo perdido no se recupera nunca.

8 Urgente vs Importante à Tendemos a abordar lo urgente y a dejar para  más  tarde lo importante, sometiéndonos a las reglas del juego que nos impone nuestro gran tirano el tiempo.

8 El tiempo es el único recurso perfectamente socializado: Mientras estamos vivos todos tenemos la misma cantidad. Sin embargo, unos tienen grandes éxitos y otros nunca tienen tiempo. La diferencia es su empleo.

8 Dado que no se puede almacenar ni recuperar, debe invertirse de modo constante a un ritmo de 60 segundos por minuto.

8 Debemos invertir el tiempo de tal modo que sea coherente con nuestros objetivos vitales y empresariales.

8 “No hay nada más frustrante en la vida que fijarse un objetivo, que pase el tiempo y no alcanzarlo. Pero puede ser peor perseguir un objetivo, alcanzarlo y entonces darse cuenta de que no sirve para nada…”

Henry Kissinger


El principio de Pareto y el uso del tiempo

La regla del 80/20

Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen una minoría

El 20% de nuestro tiempo sirve para las cosas más importantes y el 80% del mismo, solo solucionan el 20% de los problemas.


Por qué no distinguimos lo importante?

‘  Muchas personas ven todas sus futuras obligaciones tanto en casa como en el trabajo, como una masa de tareas no estructurada y desorganizada.

‘  Lo grande y lo pequeño están mezclados, sin ningún orden ni concierto.

‘  Como resultado, el cerebro está totalmente ocupado procesando multitud de pequeños detalles no relacionados entre sí.

‘  En estos casos es imposible distinguir lo importante de lo trivial.


Toma de decisiones en función al tiempo

¿En qué consiste la Toma de Decisiones?

ð Constituye una elección entre diferentes alternativas de acción al momento de enfrentar una situación determinada.

ð En todos los aspectos de la vida nos tenemos que enfrentar todos los días a una toma de decisiones ya sean grandes o pequeños problemas que tengamos que solucionar.

ð Sin embargo, las decisiones generalmente se toman sin darnos cuenta, de manera mecánica.

ð Una decisión es un juicio y, como tal, no puede decirse que constituye una elección entre algo incorrecto y algo correcto pero generalmente todas las decisiones tienen un carácter único, unas condiciones que las determinan y una solución especial para cada caso.

ð Realizar un proceso mental, deliberado, voluntario, sistemático, a través del ejercicio del raciocinio, con la finalidad de elegir un curso de acción (y solo uno) entre un conjunto de acción alternativos.


Las cuatro preguntas

¿Qué es lo que sucede?

Refleja la manera de pensar que permite imponer orden donde ha habido desorden, incertidumbre o confusión.

¿Por qué sucedió esto?

Indica la necesidad de un pensamiento centrado en la relación causa-efecto. Nos permite desplazarnos de la observación del efecto de un problema a entender su causa, para poder tomar decisiones apropiadas y corregir el problema o aminorar el efecto.

¿Qué decisión debemos tomar?

Esto contempla que debemos de escoger entre algunas opciones. Se debe tomar la decisión más apropiada para alcanzar un objetivo determinado.

¿Cuáles serán las consecuencias?

Se debe visualizar el futuro. Esto permite evaluar el problema que puede presentarse el próximo mes, año, o en los siguientes cinco años.  No importa el tipo de actividad que se realice en una organización, ni tampoco el nivel jerárquico que se desempeñe, siempre en nuestro procesos de toma de decisiones tendremos que enfrentarnos a éstas cuatro preguntas.

 

Clases de decisiones

Decisiones programadas

}  Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas.

}  Se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o excluyen alternativas.

Por ejemplo, los gerentes rara vez tienen que preocuparse por el ramo salarial de un empleado recién contratado porque, por regla general, las organizaciones cuentan con una escala de sueldos y salarios para todos los puestos. Existen procedimientos rutinarios para tratar problemas rutinarios.

Decisiones no programadas

}  Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o excepcionales. Si un problema no se ha presentado con la frecuencia suficiente como para que lo cubra una política o si resulta tan importante que merece trato especial, deberá ser manejado como una decisión no programada.

}  Problemas como asignar los recursos de una organización, que hacer frente a conflictos laborales muy complejos, como mejorar las relaciones con la comunidad –de hecho, los problemas más importantes que enfrentará el directivo–, normalmente, requerirán decisiones no programadas.

Decisiones por consenso

}  Es un proceso de decisión que busca no solamente el acuerdo de la mayoría de los participantes, sino también persigue el objetivo de resolver o atenuar las objeciones de la minoría para alcanzar la decisión más satisfactoria.

}  Consenso significa a la vez: a) un acuerdo general, y b) un proceso para alcanzar dicho acuerdo. La toma de decisión por consenso trata fundamentalmente del proceso.

}  Las opiniones minoritarias deben tomarse en consideración a diferencia de circunstancia donde la mayoría puede tomar la acción y obligar la decisión sin ninguna consulta adicional con los votantes minoritarios. A menudo se piensa que para alcanzar el consenso requiere más tiempo y esfuerzo

 

Condiciones en que se toman las decisiones

ü Certidumbre.

ü Riesgo

ü Incertidumbre

 

ü Certidumbre.

ü La certidumbre es la condición en la cual los individuos están completamente informados del problema, se conocen soluciones alternas y los resultados de cada solución son predecibles por completo.

ü En condiciones de certidumbre, la gente al menos prevé (si no es que controla) los hechos y sus consecuencias El riesgo en general significa que el problema y las soluciones opcionales ocupan un punto intermedio entre los extremos que representan la certidumbre y el carácter desacostumbrado y ambiguo de la incertidumbre.

ü El riesgo

ü El riesgo en general significa que el problema y las soluciones opcionales ocupan un punto intermedio entre los extremos que representan la certidumbre y el carácter desacostumbrado y ambiguo de la incertidumbre.

ü Incertidumbre

ü La incertidumbre es la condición en que el un individuo no dispone de la información necesaria para asignar probabilidades a los resultados de las soluciones alternas.

ü La incertidumbre suele indicar que el problema y las soluciones alternas son ambiguos e inusuales.

 

Característicasen la toma de decisiones

ü Efectos futuros: Los compromisos relacionados con la decisión afectará el futuro. Una decisión que tiene una influencia a largo plazo, puede ser considerada una decisión de alto nivel, mientras que una decisión con efectos a corto plazo puede ser tomada a un nivel muy inferior.

ü Reversibilidad: Se refiere a la velocidad con que una decisión puede revertirse y la dificultad que implica hacer este cambio. Si revertir es difícil, se recomienda tomar la decisión a un nivel alto; pero si revertir es fácil, se requiere tomar la decisión a un nivel bajo.

ü Impacto: Se refiere a la medida en que otras áreas o actividades se ven afectadas. Si el impacto es extensivo, tomar la decisión a un nivel alto; un impacto único se asocia con una decisión tomada a un nivel bajo

ü Calidad: Se refiere a las relaciones laborales, valores éticos, consideraciones legales, principios básicos de conducta, imagen de la organización, etc. Si muchos de estos factores están involucrados, se requiere tomar la decisión a un nivel alto; si solo algunos factores son relevantes, tomar la decisión a un nivel bajo.

ü Periodicidad: Este elemento responde a la pregunta de si una decisión se toma frecuente o excepcionalmente. Una decisión excepcional es una decisión de alto nivel, mientras que una decisión que se toma frecuentemente es una decisión de nivel bajo.

 

La fórmula de la toma de decisiones

Las posibilidades de adoptar decisiones más acertadas se potencian si aplicamos la fórmula:

Intuición + experiencia + conocimientos actualizados

Descuidar uno cualquiera de los elementos de la fórmula puede conducir directamente al error.

Saludos cordiales,

Edwin Figueroa Gutarra

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